経営・経理データ
売上、原価、費用、請求、支払、帳票など、経営管理や経理業務に必要な情報。
情報管理の基本方針
情報管理とAI利用について
ホテル本社ドットコムは、業務に必要な情報だけをお預かりします。顧客情報・従業員情報・経営データの取り扱い範囲を事前に確認し、AIを含む利用方法を明確にしたうえで支援を始めます。
情報は、必要な範囲で、この流れに沿って扱います。
- ホテル内の情報帳票・システム・業務データ
- 取り扱う範囲を確認共有する項目と利用目的を限定
- 承認した環境で利用必要な担当者だけに権限を付与
- AI利用時も人が確認集計・マスキングした情報を優先
- 終了時に返却・削除施設との合意に基づいて対応
基本は、必要最小限から。最初からすべてのデータを共有いただく必要はありません。担当する業務に必要な情報と権限を施設ごとに確認し、小さな範囲から運用を始めます。
01｜取り扱う情報
担当業務に必要な範囲だけを扱います。
情報の種類ではなく、依頼いただく業務との関係で取り扱う範囲を決めます。
顧客に関する情報
予約や顧客対応の支援に必要な場合に限り、業務に必要な項目を確認して取り扱います。
従業員に関する情報
勤怠、採用、入退社、人員配置など、人事労務の事務支援に必要な情報。
通常業務では、原則としてお預かりしない情報
クレジットカード番号、各種パスワード・秘密鍵、パスポート画像、マイナンバー、健康診断結果・病歴などは、通常の業務環境では原則としてお預かりしません。業務上必要になる場合は、取り扱う目的、担当者、受け渡し方法、保管・削除方法を別途確認し、合意した範囲で対応します。
02｜AIの利用
AIには、必要な情報だけを渡します。
AIを使うこと自体を目的にせず、業務の省力化や判断材料の整理に必要な場合だけ利用します。
個人を特定しにくい形を基本に
氏名や連絡先など、個人を直接特定できる情報は原則として外し、集計・マスキングした形を優先します。
業務利用を認めた環境に限定
入力情報がモデル学習に使われない契約・設定を確認した法人向け環境を基本とします。
AIの出力は人が確認
分析コメント、文案、分類結果などは、そのまま確定せず、担当者が内容を確認して利用します。
人事判断をAIだけで決めない
採用、評価、配置、懲戒など、従業員に重要な影響を与える判断をAIだけで決定しません。
03｜日々の管理
誰が、どの情報を扱うかを決めます。
業務開始前に施設側と役割を確認し、必要な担当者に必要な権限だけを付与します。
アクセス権限
担当業務に応じて閲覧・編集範囲を分け、不要になった権限は見直します。
利用するサービス
施設と確認したクラウドサービスや業務用アカウントを利用し、個人利用の環境への保存を避けます。
持ち出しと共有
業務に必要のない複製や持ち出しを行わず、共有先と共有方法を限定します。
見直し
担当業務や体制が変わった場合は、取り扱う情報と権限が適切かを確認します。
04｜委託から終了まで
外部との連携、削除、事故対応も事前に決めます。
再委託
業務の一部を外部パートナーへ再委託する場合は、契約に基づき必要な確認を行い、同等の情報管理を求めます。
返却・削除
契約終了や業務範囲の変更時は、施設との合意に基づいて情報を返却または削除します。
事故への対応
漏えい、誤送信、不正アクセスなどが判明した場合は、影響を確認し、対象施設へ速やかに連絡して対応します。
サービス開始前に、施設ごとに確認します。
- 担当する業務と利用目的
- 共有する情報と共有しない情報
- 利用するシステムとアカウント
- アクセスできる担当者
- AIを利用する業務と利用しない業務
- 再委託の有無と対象業務
- 保管期間と契約終了時の削除
- 事故発生時の連絡方法
本ページは、ホテル本社ドットコムにおける基本的な考え方を示すものです。実際の取り扱いは、施設ごとの業務内容、委託契約、利用サービスの条件に基づいて決定します。
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